De meeste kantoren hebben vanaf het mandaat een degelijk vastgoedplatform. Ervoor en erna loopt het werk via mail, chatapps en spreadsheets. We zetten Odoo achter de tools die je makelaars al gebruiken. Zo hangen facturatie, commissies en beheer niet langer af van één persoon en de juiste spreadsheet.
/01
Niemand weet wat er volgend kwartaal binnenkomt
Je rapporten tonen wat er vorig kwartaal verkocht is. Wat er aankomt, tonen ze niet. Lopende verkopen en de panden die vandaag online staan, zeggen al veel over de komende maanden, maar niemand telt het op. Dus plan je op de cijfers van vorig jaar en op buikgevoel.
/02
Commissies zitten in spreadsheets
Commissies reken je vaak met de hand uit, of je houdt ze per makelaar bij in een spreadsheet. Elk tarief of elke verdeelsleutel die een makelaar heeft afgesproken, is een extra kans op fouten. En alles nakijken kost elke maand uren.
/03
Chat en mail vullen de gaten in je software
Waar je software stopt, nemen chatapps en mail het over: een vraag van een eigenaar, een bericht van een huurder, een offerte van een aannemer. Niets daarvan hangt aan het pand of het dossier waar het bij hoort, dus de historiek zit in iemands mailbox. Hoe groter je portefeuille, hoe meer van dat werk onzichtbaar blijft.
/04
Je tikt dezelfde gegevens twee keer in
Leads tik je over uit je prospectietool in je vastgoedplatform. Bezoeken komen in twee systemen. Documenten staan verspreid over meerdere systemen. En als je verhuur- en beheerportefeuille groeit, kan de facturatie alleen al een paar dagen per maand kosten.
Je makelaars kennen hun schermen. Die vervangen betekent vaak een steile leercurve. Daarom beginnen we achter de schermen, bij de backoffice.
/01
Eerst de Diagnose, aan een vaste prijs
Voor we iets voorstellen, brengen we je vestigingen, je systemen en elke overdracht daartussen in kaart. Je krijgt het as-is-beeld, een fit/gap op Odoo en doorgerekende scenario's om uit te kiezen.
/02
Je frontoffice blijft
Je vastgoed-, prospectie- en verhuursoftware blijven doen waar ze goed in zijn. Odoo neemt over wat ze niet dekken: facturatie met Peppol, commissies, een servicedesk voor beheer, verlof en HR.
/03
Eerst standaard Odoo
Voor een backoffice past het meeste doorgaans in standaard Odoo, of vraagt het configuratie of licht maatwerk. Maatwerk bouwen we alleen waar vastgoed het nodig heeft, meestal voor de pandfiche zelf of de commissieberekening.
/04
Ervaren mensen, volledige verantwoordelijkheid
Je praat met de mensen die het werk echt doen. Geen overdracht aan een junior team na de verkoop.
Verschillende processen lopen vaak in verschillende tools. Odoo koppelt ze aan één pandfiche, zodat de backoffice weet wat er loopt zonder te moeten rondvragen. Hieronder twee voorbeelden van hoe je die processen kan automatiseren.
Verkoop en verhuur: van mandaat tot commissie
Je makelaars tekenen het mandaat in de tool die ze al gebruiken. Vanaf dan volgt de backoffice automatisch.
Beheer: van melding tot doorrekening
Elke herstellingsaanvraag komt terecht op het pand waar ze bij hoort, en de kost volgt tot bij de eigenaar.
Bovenop al je bronnen bouwen we één rapporteringslaag: cashflowplanning, prestaties per makelaar en je pipeline, in dashboards die het hele team kan openen. Geeft een dashboard geen antwoord op je vraag, dan stel je die in gewone taal. Onze rapport-agent bouwt het rapport, valideert het en toont je een preview voor je collega's het zien. De query's draaien op een aparte rapporteringsdatabase, nooit op je productiesystemen.
Sommige kantoren willen het datamodel in eigen handen. Voor hen bouwen we het vastgoedplatform zelf als aparte app geïntegreerd met Odoo: pandendossier, agenda, biedingen en publicatie op de portalen, in hetzelfde systeem als facturatie en commissies. Het is een grotere stap, dus is het eerder een eind- dan beginpunt. We raden hem aan zodra de backoffice draait en de cijfers het verantwoorden.